Circolare QF-007/2018 – LA FATTURA ELETTRONICA: REGOLE E CHIARIMENTI PER LA FATTURAZIONE TRA PRIVATI
Con la legge 24 dicembre 2007, n. 244, il Legislatore Italiano ha introdotto nel nostro ordinamento l’obbligo di fatturazione elettronica, coinvolgendo i soggetti privati al fine di semplificare i processi di emissione delle fatture all’interno del territorio nazionale. La legge 27 dicembre 2017, n. 205 (c.d. Legge di Bilancio 2018), ha esteso gradualmente tale obbligo, inserendo delle novità nella materia e stabilendo i termini per il definitivo passaggio alla nuova metodologia di fatturazione. In particolare, anche a seguito della Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 13/E del 2 luglio 2018 e del decreto legge n. 79 del 2018, l’obbligo di fatturazione elettronica è stato così esteso:
- Dal 1 luglio 2018 in capo ai soggetti che effettuano cessioni di gasolio e di benzina destinati come carburanti per motori (fatta eccezione per le attività di cessione di tali beni presso impianti stradali di autotrazione) e per prestazioni di servizi effettuate da subappaltatori in ambito di contratti di appalto pubblico;
- Dal 1 settembre 2018 per le operazioni poste in essere da viaggiatori extra U.E. ai sensi dell’articolo 38 quater del decreto del Presidente della Repubblica n. 633 del 1972;
- Dal 1 gennaio 2019 a tutti i soggetti privati e soggetti IVA stabiliti sul territorio nazionale, nonché per la cessione di carburante per autotrazioni presso impianti stradali.
Il Sistema di Interscambio, il formato XML e l’emissione del QR-Code
Al fine di predisporre e successivamente emettere le fatture elettroniche, il contribuente dovrà utilizzare il formato file XML e il Sistema di Interscambio già utilizzati per le fatture inerenti la Pubblica Amministrazione. L’Agenzia delle Entrate ha posto delle semplificazioni rispetto alle precedenti regole riguardanti la P.A., prevedendo all’eliminazione delle notifiche di rifiuto o di accettazione della fattura e predisponendo la generazione di un QR-Code all’interno del portale telematico dello stesso Ente, da poter essere utilizzato dal contribuente per emettere o ricevere fatture attraverso uno specifico lettore, così come già avviene per il riconoscimento della Tessera Sanitaria da parte dei singoli privati. Tale strumento ha lo scopo di ridurre gli errori in fase di emissione della fattura in quanto i dati saranno in via automatica acquisiti dal destinatario.
Contenuto della fattura elettronica
La fattura elettronica può essere definita come un documento informatico trasmesso telematicamente ad un Sistema di Interscambio, la quale ha il compito di recapitare la documentazione al soggetto destinatario. Il file, come precedentemente specificato, deve essere predisposto nel formato XML e al suo interno devono essere inseriti i dati di cui gli artt. 21 e 21bis del D.P.R. n.633 del 1972, il codice destinatario composto da sette caratteri alfanumerici e l’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) del soggetto a cui è destinata la fattura da utilizzare come recapito.
La trasmissione del file al Sistema di Interscambio
Il soggetto obbligato ad emettere la fattura dovrà inoltrare il file da lui generato al Sistema di Interscambio, il quale provvederà ad inviare il documento al destinatario. Particolare attenzione dovrà essere data al nome del file, il quale sarà controllato dal Sistema e dovrà contenere dei caratteri predefiniti. In particolare dovrà essere inserito il codice del paese, il codice identificativo univo del soggetto trasmittente (codice fiscale o altro identificativo in caso di soggetti residenti all’estero) e il progressivo univoco del file generato finalizzato a rendere differenziato il documento da altri già generati precedentemente.
Il file trasmesso in modo differente e senza l’osservanza regole sopra indicate sarà scartato automaticamente dal Sistema.
La trasmissione può essere effettuata dal diretto interessato o da un intermediario attraverso quattro differenti modalità di invio, in particolare tramite:
- SERVIZIO PEC: in questo caso il contribuente deve avere la disponibilità di una casella di posta elettronica certificata predisposta da un gestore inserito in un apposito elenco pubblico ed il file da inoltrare sarà allegato all’interno del messaggio di posta elettronica. Si specifica che un unico messaggio può contenere più file allegati, i quali non devono superare il limite di capienza pari a 30 mb. A seguito dell’invio il mittente riceverà una ricevuta di accettazione da parte del proprio gestore di posta e un’ulteriore accettazione da parte del gestore del destinatario. Quest’ultima notifica serve a rendere noto l’avvenuto inoltro al Sistema e non la corretta emissione della fattura. In caso di scarto da parte del Sistema di Intercambio saranno inoltrate all’interessato apposite ricevute.
- SERVIZIO SDICoop – TRASMISSIONE: tale servizio consente al contribuente di trasmettere al Sistema di Interscambio il file generato come allegato di un messaggio SOAP (Simple Object Access Protocol). Per poter utilizzare il presente canale web, il soggetto interessato dovrà sottoscrivere digitalmente un accordo di servizio, il quale detta le regole sulla trasmissione e sui rapporti tra il Sistema e il contribuente. A seguito di un test predisposto dallo stesso Sistema, verrà rilasciato un certificato elettronico finalizzato ad accreditare il soggetto al servizio. Attraverso questa modalità di invio potranno essere trasmessi solo un file alla volta, al contrario di quanto avviene attraverso l’utilizzo di Posta Elettronica Certificata. Anche in questo caso il sistema inoltrerà al trasmittente una notifica di avvenuta recezione del file che non certifica il corretto contenuto dello stesso. In caso di errori e quindi di scarto da parte del Sistema sarà inviata un ulteriore notifica al soggetto interessato.
- SERVIZIO SDIFTP: il seguente servizio dà la possibilità di trasmettere il file generato attraverso canali trasmissivi e protocolli di interconnessione all’interno di circuiti chiusi, finalizzati al riconoscimento dell’utente utilizzatore. Anche in questo caso è prevista la sottoscrizione digitale di un accordo di servizio con relativo test di accertamento e accreditamento del sistema, nonché il possesso di un server di protocollo di trasferimento file (File Transfer Protocol).
- SERVIZO WEB DELL’AGENZIA DELL’ENTRATE: definita anche procedura “Fatture Corrispettivi” già in essere all’interno del portale web dell’Ente. Tale canale permette l’inoltro di una o più fatture per mezzo di un upload con cui si attesta l’avvenuta recezione del documento digitale da parte del Sistema di Interscambio. Lo stesso portale web pone la possibilità di monitorare lo stato dei file inoltrati e quindi controllare gli esiti relativi agli stessi.
La ricezione del file
Ogni soggetto passivo IVA può scegliere la modalità di recezione delle fatture elettroniche attraverso una registrazione da effettuare tramite web all’interno del portale dell’Agenzia delle Entrate “Fatture e Corrispettivi”. A seguito di tale scelte il Sistema di Interscambio provvederà ad inoltrare il documento al soggetto ricevente o in alternativa sulla base del codice destinatario o PEC inseriti nel file fattura. Solo in caso di mancato inserimento di mancato inserimento dei del codice e dell’indirizzo di posta certificata il Sistema provvederà a trasmettere il file nell’area riservata dell’acquirente/committente nel sito dell’Agenzia delle Entrate. In particolare questo può riguardare particolari soggetti come i consumatori finali e i detentori di una partita IVA in regime agevolato. Sarà onere del trasmittente avvisare il destinatario dell’inserimento della fattura all’interno dell’area riservata del sito.
La data di emissione e di ricezione della fattura
Particolare è la questione riguardante la data di fattura e di ricezione del file. Nello specifico la data della fattura emessa deve essere riportata sul documento come previsto dagli articoli 21 e 21bi del D.P.R. n. 633/72 e quindi inserita nella sezione inerente ai dati generali del file generato, mentre la data di ricezione è invece quella riportata all’interno della ricevuta di consegna o, in caso di invio all’interno dell’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate, la data della presa in visione del documento.
L’Archiviazione delle fatture
I soggetti cedenti e i cessionari hanno la possibilità di conservare le fatture elettroniche inoltrate per mezzo del Sistema di Interscambio attraverso un servizio gratuito di conservazione predisposto all’interno dell’area riserva del sito dell’Agenzia delle Entrate. Al fine di utilizzare tale servizio il contribuente dovrà aderire allo stesso attraverso un accordo pubblicato nella sopra indicata area.
I servizi messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate
L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione dei contribuenti titolari di partita IVA dei servizi gratuiti al fine di adempiere in modo semplice agli obblighi predisposti dal nuovo regime fiscale.
In particolare sarà messo a disposizione un software per l’emissione di fatture elettroniche da istallare sul proprio PC, un applicazione e una procedura web per la costituzione e l’invio della fattura elettronica al Sistema di Interscambio, un sistema per la generazione di un QR – Code finalizzato all’acquisizione automatica dei dati IVA e dell’indirizzo telematico del soggetto coinvolto nell’operazione, un servizio di registrazione attraverso il quale si può indicare al Sistema l’indirizzo telematico di riferimento per la ricezione dei file e un servizio di ricerca e di acquisizione dei documenti ricevuti o emessi attraverso l’accesso all’interno di un area riservata all’interno del sito istituzionale dell’Ente (tal documentazione sarà messa a disposizione dell’utente fino al 31 dicembre dell’anno successivo a quello di ricezione del file dal S.D.I.).
Per chi aderirà ad un apposito accordo di servizio, le fatture emesse e quelle ricevute dal Sistema di Interscambio saranno conservate gratuitamente all’interno di un programma messo a disposizione dell’Agenzia delle Entrate, nei modi e nei termini resi noti all’interno dell’accordo e in osservanza a quanto previsto dal Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014.